Online Help: Auftrag anlegen / bearbeiten

Seite zum Anlegen oder Bearbeiten eines Auftrages.

Auftrag anlegen

Diese Seite wird erreicht, wenn direkt über die Navigation "Auftrag anlegen...." gewählt wurde. Ein Auftrag muss immer einem Kunden zugeordnet sein. Auf dieser Seite muss deshalb zuerst ein Kunde ausgewählt oder angelegt werden.

Ein Kunde kann über die Vorschlagssuche gefunden werden und entsprechend ausgewählt werden. Ist der gewünschte Kunde noch nicht im System registriert, so kann dieser über das nebenstehende Symbol angelegt werden. In diesem Fall findet eine Weiterleitung zur "Kunde anlegen"-Seite statt. Nach Speicherung der neuen Kundendaten findet wiederum eine Weiterleitung auf den neuen Auftrag statt, so dass dieser entsprechend bearbeitet werden kann.

Informationen zum Anlegen eines Kunden sind hier zu erfahren: Online Help: Kunde anlegen.

Wenn ein Kunde über die Vorschlagssuche ausgewählt wurde, muss die Schaltfläche "Auftrag zum Kunden anlegen" geklickt werden. Dabei wird für den ausgewählten Kunden ein neuer Auftrag mit automatisch vergebener, fortlaufender Auftragsnummer erzeugt. Anschließend öffnet sich die Eingabemaske zur Bearbeitung des Auftrages.

Auftrag bearbeiten

Die Maske zum "Auftrag bearbeiten" wird angezeigt, wenn ein neuer Auftrag zu einem Kunden angelegt wurde (Datenfelder sind leer) oder wenn ein Auftrag (z.B. aus der Liste der Aufträge) zum bearbeiten geöffnet wurde. In diesem Fall sind entsprechende Daten des Auftrages in den Eingabefeldern vorbelegt.

Auf dieser Seite gibt es verschiedene Bereiche.

Kopfbereich

Im Kopfbereich der Seite wird die Auftragsnummer hervorgehoben. Ein Breadcrumb zeigt zudem den Pfad des Auftrages, ausgehend vom zugehörigen Kunden an. Dabei ist die Kundennummer entsprechend auf die Kundendetails verlinkt und mit einem Tooltip versehen, so dass direkt die wichtigsten Informationen zum Kunden abgerufen werden können, ohne die Bearbeitungsmaske verlassen zu müssen.

Außerdem werden Erstellungs- und gegebenenfalls das letzte Änderungsdatum angezeigt.

Dateneingabe

Zur besseren Übersichtlichkeit ist der Bereich der Dateneingabe in verschiedene Segmente unterteilt. Folgende Eingabefelder stehen zur Verfügung und können gegebenenfalls weiter bearbeitet werden:

Auftrags Daten

  • Shop-ID
    Shop zu dem der Auftrag gehört. Wird automatisch beim Anlegen des Auftrages ermittelt. Kann an dieser Stelle grundsätzlich nicht mehr geändert werden. Das Feld ist vor allem bei der Betreibung eines Multi-Shop-Systems mit der eCommerce Suite von Bedeutung.
  • Auftrags-Nr.
    Wird automatisch bei der Anlage eines neuen Auftrages ermittelt.
Auftragsnummern werden durch einen eigenen konfigurierbaren Zähler erzeugt. Eine Änderung der Auftragsnummer im gleichen Nummernkreis erhöht nicht den aktuellen Zähler, so dass hier im späteren Verlauf Komplikationen auftreten können. Wenn eine Änderung der Auftragsnummer tatsächlich benötigt wird sollte dies mit gebotener Vorsicht geschehen.
  • Kunden-Nr.
    Wird mit Auswahl oder bei Bestellung über das Shop-Frontend ermittelt und zugeordnet.
Eine Änderung der Kundennummer weißt den Auftrag einem anderen Kunden zu. Es wird nicht die Kundennummer des Kunden geändert!
  • Externe Auftrags-Nr.
    Wird gegebenenfalls bei externen Listings (z.B. Amazon Marketplace) vergeben.
  • Auftragstitel
    Ein Freitext Titel für den Auftrag.
  • Auftragsbeschreibung
    Eine Freitext Beschreibung für den Auftrag.
  • Kunden-Referenztext
    Wenn bei den Kundendaten verfügbar, ist dieses Feld entsprechend vorbelegt.

Erweiterte Daten

  • Kampagne
    Dem Auftrag kann hier eine Marketingkampagne zugeordnet werden.
  • Point-of-Sale (ID)
    Der Point-of-Sale kann hier eingestellt werden.
  • Status
    Einstellung des Status des Auftrages. 
Eine Änderung des Auftragstatus kann unter Umständen hinterlegte Aktionen auslösen. Prüfen Sie dies gegebenenfalls bevor Sie eine Änderung vornehmen.
  • Versandart
    Versandart, die zur Lieferung des Auftrages verwendet werden soll.

Artikel

In diesem Bereich werden alle Artikel aufgelistet, die dem Artikel zugeordnet sind. Im Normalfall werden diese bei einer Bestellung im Online-Shop hinzugefügt, können aber auch manuell dem Auftrag zugeordnet werden.

Für das manuelle Hinzufügen eines Artikel stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung.

  • Artikel aus Produkt-Datenbank einfügen
    Über das Suchfeld können Produkte (z.B. über den Namen) gefunden werden. Einfach einen Suchbegriff eingeben und auf das nebenstehende Lupen-Symbol klicken. Es werden alle passenden Artikel angezeigt.
    Hier kann der Name, Preis, der Umsatzsteuersatz des Artikels angepasst werden. Diese Änderung gilt nur für den entsprechenden Auftrag. Die Originaldaten der Produkte werden dabei nicht geändert. Über die Checkbox am Ende jeder Zeile kann das gewünschte Produkt ausgewählt werden. Mit dem grünen Plus-Symbol werden die gewählten Produkte dem Auftrag hinzugefügt.
  • Manuelle Produkteingabe
    Angabe eines Produktcodes, eines Namens, der Anzahl, des Umsatzsteuersatzes, des Preises pro Artikel. Über die Dropdown-Auswahl Typ kann entschieden werden, ob ein Produkt oder Zusatzkosten hinzugefügt werden sollen. Mit dem grünen Plus-Symbol wird der Artikel dem Auftrag hinzugefügt.

Rechnungsanschrift

In diesem Bereich wird die Rechnungsanschrift definiert. Bei einer Bestellung im Online-Shop werden diese Felder automatisch befüllt. Neben den Adressdaten kann hierbei auch die Rechnungsart (privat oder gewerblich) und für gewerbliche Besteller die Umsatzsteuer-ID-Nr. angegeben werden.

Lieferanschrift

Dieser Bereich dient zur Erfassung der Lieferanschrift. Bei einer Bestellung im Online-Shop werden diese Felder automatisch befüllt.

Kommentare

Kommentare können hilfreich für die Interne Bearbeitung sein. In den Kommentarbereichen stehen verschiedenen Kommentareingaben zur Verfügung.

  • Kundenkommentar
    Für Kommentare die der Kunde, z.B. telefonisch, hinterlassen hat
  • Liefer-Hinweise
    Hat der Kunde spezielle Lieferhinweise gegeben, können diese hier eingefügt werden.
  • Interne Bestellhinweise
    Interne Kommentare, z.B. für die Auftragsbearbeiter, können hier eingetragen werden. Diese werden nicht nach außen dargestellt.
  • ActionLog Kommentar
    Kommentare für den ActionLog.