Mahnwesen

Das Mahnwesen-Plugin erweitert den Administrationsbereich der eCommerce Suite Shop Software. Es können Mahnprofile erstellt und in diesen unterschiedliche Mahnstufen konfiguriert werden. 

• eigene Mahnprofile anlegen
• Mahnstufen pro Mahnprofil konfigurieren (z.B. Fälligkeiten pro Mahnstufenwechsel, Wechsel des Auftragsstatus, Mahngebühren festlegen)
• Zuweisen von Mahnprofilen bei Kunden und Rechnungen
• manueller oder automatisierter Mahnlauf
• Mahnvorschläge in übersichtlicher Liste
• Mahndokument als PDF und E-Mail sowie das Auslösen dieser Dokumente aus dem Backend

Die Installation lässt sich einfach über das Backend des eCMS unter Administration > eCMS Plugins durchführen.

Die beste Arbeitsweise mit dem Plugin Mahnwesen liegt natürlich beim individuellen Workflow. Nachfolgend eine kurze Erläuterung welche Schritte nötig sind und zum Start mit dem Plugin empfohlen werden:

1. Plugin aktivieren
   Das Plugin kann im Backend der eCommerce Suite unter Extra > Systemsteuerung > Finanzen > Mahnwesen Konfiguration aktiviert werden.
    
2. Mahnprofil(e) anlegen
   Mahnprofile sind die Grundlage auf der der spätere Mahnlauf basiert.
   • sinnvolle Label und Namen vergeben zur besseren Erkennbarkeit (Beispiele für einen Profil-Namen könnten sein: "normales Mahnprofil", "striktes Mahnprofil", "großzüges Mahnprofil")
   • Mahnstufen konfigurieren (Auslösen der Stufe nach wievielen Tagen, Wechsel des Auftragsstatus (muss vorher angelegt werden), Festlegen der Mahngebühren)
   • das erste angelegte Mahnprofil wird automatisch als "Default" markiert, dies kann beispielsweise über eine Listenaktion geändert werden.
      
3. Profile Kunden oder Rechnungen zuweisen
   Mit der Installation erhalten alle Kunden und Rechnungen die interne Profilkennung "_DEFAULT_". Über die Bearbeitenmaske der Rechnung oder des Kunden kann das Profil direkt festgelegt werden. Folgendes Schema liegt hier grundsätzlich vor:
   • Vorrang hat Rechnungsprofil
   • Ist das Rechnungs-Mahnprofil "_DEFAULT_" wird das Mahnprofil des zu Grunde liegenden Kunden berücksichtigt
   • Ist das Kunden-Mahnprofil "_DEFAULT_" wird das als Default markierte Mahnprofil in der Mahnprofilkonfiguration verwendet
      
4. Mahnlauf starten
   Der Mahnlauf ermittelt die offenen Rechnungen (Mahnvorschläge) die im Mahnprofil gesetzten Fälligkeiten überschreiten und setzt entsprechend die Mahnstufen. Der Mahnlauf kann manuell für einzelne Rechnungen via Listenaktion aus der Rechnungs- und Gutschriften Übersicht gestarten werden. Über die Hauptnavigation Vorgänge > Rechnungen & Gutschriften > Mahnlauf...  kann der Mahnlauf auch über alle Rechnungen manuell ausgelöst werden. Zudem steht hier auch die Möglichkeit zur Verfügung einen automatisierten Prozess anzulegen, zu dem der Mahnlauf durchgeführt werden soll.
    
5. Mahnvorschläge
   Die Liste der Mahnvorschläge kann über die Hauptnavigation Vorgänge > Rechnungen & Gutschriften > Mahnvorschläge aufgerufen werden. Hier werden alle offenen Rechnungen aufgeführt, die auf einer Mahnstufe > 0 gesetzt wurden.

 

Mit der Installation der Mahnwesens werden ebenfalls diverse abänderbare Textbausteine mit installiert. Diese können über das eCMS-Redaktionssystem einfach geändert und erweitert werden.

Am einfachsten kann man alle zugehörigen Textbausteine selbst filtern indem man nach deren (Teil-)Kennungen sucht:

• Mail-Template Texte, Prefix: ecs_plugin_invoice_reminder.mail
   
• PDF-Template Texte, Prefix: ecs_plugin_invoice_reminder.xslfo

 

Ebenfalls mitinstalliert wird ein zusätzlicher "Nachricht versenden"-Prozess für Rechnungen: "Zahlungserinnerung / Mahnung (Systemmail)".

Somit ist es mit geringem Aufwand möglich direkt eine Zahlungserinnerung oder Mahnung - je nach aktueller Mahnstufe der Rechnung - zu einer bestehenden Rechnung zu erzeugen und per Email zu versenden.