eWarehouse - Einkauf
Das eWarehouse erweitert die eCommerce Suite um Funktionalitäten des Einkaufs.
- Verwaltung von Lieferanten
- Anlegen von Lieferantenartikeln (z.B. alle Produkte die beim Lieferanten erworben werden können)
- Lieferanten mit Verknüpfung zu einem Sonderlager (zur Nutzung von Drop-Shipping / Streckengeschäft)
- Einfaches Merken von benötigten Artikeln in Einkaufslisten
- Verwaltung von Lieferantenbestellungen
- Überführung von Einkaufslisten in Lieferantenbestellungen auf Basis von Bestellvorschlägen
Mit dem eWarehouse stehen vielfältige Optionen zur Verfügung, um den Einkauf benötigter oder gewünschter Artikel effizient zu verwalten. Dabei können Lieferanten und deren Artikel hinterlegt werden. Benötigte oder gewünschte Artikel (z.B. bei Saisonware oder neuer Ware im Sortiment) können in Einkaufslisten gesammelt und mit Hilfe von Bestellvorschlägen Lieferantenbestellungen zugewiesen werden. Die Nachhaltung von Bestellungen beim Lieferanten, inklusive der Betrachtung von Rückständen, wird mit dem eWarehouse gewährleistet.
Folgende Verwaltungsoptionen stehen zur Verfügung:
- Lieferanten
- Lieferantenartikel
- Einkaufslisten
- Lieferantenbestellungen
- technisch werden Lieferanten ist ein eigener Datentabelle gespeichert
- jeder Lieferant hat eine Verknüpfung zu einer Sonderform eines Lagers (zur Nutzung von Drop-Shipping/Streckengeschäft)
- Das Sortiment eines Lieferanten kann in separaten Lieferantenartikeln hinterlegt werden. Hier können auch Konditionen des Artikels für den Lieferanten hinterlegt werden (Rabatte, Mindestabnahmemengen, Einkaufspreise, etc.)
Mit der Verwaltung von Lieferanten bietet das eWarehouse eine Möglichkeit alle wichtigen Daten zu Ihren Lieferanten jederzeit im Zugriff zu haben. Zu einem Lieferanten können Kontaktinformationen und Daten zu einem Ansprechpartner hinterlegt werden.
Im eWarehouse muss jeder Lieferant einem speziellen Lager zugewiesen werden. Dabei werden die Lager vom Lagertyp "supplier" (Lieferant) zur Auswahl berücksichtigt. Bietet Ihr Lieferant die Möglichkeit des Drop-Shipping/Streckengeschäftes an, so kann dieses Lager mit verknüpfter Packstation genutzt werden, um eingehende Bestellung mit Artikeln des Lieferanten direkt an diesen zum Versand weiterzuleiten. Da Ihr Lieferant für den Versand zuständig ist, müssen nicht zwangsläufig die Bestände der entsprechenden Lagerartikel gepflegt werden. Alle Bestandswerte der Lagerartikel in vorhandenen Drop-Shipping-Lagern können zu diesem Zweck auf unendlich gesetzt werden.
Das Sortiment eines Lieferanten kann als Lieferantenartikel eingelesen werden. Dazu gibt es sowohl die Option der manuellen Eingabe, als auch die Möglichkeit des CSV-Importes. Zu jedem dieser Artikel können die Einkaufskonditionen eingetragen und verwaltet werden. Diese werden u.a. bei Bestellvorschlägen zur Erzeugung von Lieferantenbestellungen verwendet.
Mit Einkaufslisten steht im eWarehouse eine effektive Möglichkeit zur Verfügung um alle benötigten oder gewünschten Artikel zu sammeln und sie gegebenenfalls in Lieferantenbestellungen zu überführen.
- zur Sammlung von benötigten oder gewünschten Artikel
- können nachträglich zusammengefasst werden
- über Bestellvorschläge können Lieferantenbestellung erzeugt werden
- Einkaufslisten können bereits einem Lager zugeordnet sein
Für die Nutzung von Einkaufslisten gibt es verschiedene Einsatzmöglichkeiten. Anwendungsfälle sind hier u.a.:
- Sammeln Sie alle Lagerartikel, die z.B. unterhalb des Meldebestandes liegen und nachbestellt werden müssen
- Sie wollen neue Produkte aus dem Sortiment des Lieferanten ausprobieren.
- Sie legen Einkaufslisten für die Saisonplanung an, um erst einmal zu sammeln, welche Produkte ggf. verstärkt bestellt werden sollten (bspw. mehr Sonnenschirme für die Sommersaison)
Einkaufslisten können manuell über die Oberfläche angelegt werden. Des weiteren stehen Listenaktionen bei den Lager- und Lieferantenartikel zur Verfügung, um Einkaufslisten zu erzeugen oder die Artikel bestehenden Listen zuzuweisen.
Über eine separate Seite können Einkaufslisten in Lieferantenbestellungen gewandelt werden. Dabei kann zwischen dem schnellsten und dem günstigsten Lieferanten gewählt werden. Der eWarehouse Bestellvorschlagsalgorithmus ermittelt aus den hinterlegten Konditionen der entsprechenden Lieferantenartikel die optimale Bestellzusammensetzung.
Lieferantenbestellungen sind die jenigen Bestellungen, die gegenüber Lieferanten aufgegeben werden, um beispielsweise den Bedarf an Artikeln für den Endverkauf zu decken. Es können aber auch Lieferantenbestellungen aufgegeben werden, weil ein neues Produkt des Lieferanten ausprobiert oder bestimmte saisonale Artikel prophylaktisch vor der anstehenden Saison geliefert werden sollten.
- Eine Lieferantenbestellung ist immer einem Lieferanten zugeordnet
- Nachverfolgung von Status der Bestellung und Zulauf Ihrer Waren
- Können aus Einkaufslisten erzeugt werden
- Können auf Basis von Bestellvorschlägen ermittelt / ausgelöst werden
Alle Bestellungen Ihrer Lieferanten können entsprechend erstellt und nachgehalten werden. Eine separate Rückstandsliste informiert außerdem über alle Bestellungen, deren avisierter Liefertermin bereits überschritten ist.
Erzeugen Sie eine Lieferantenbestellung entweder direkt aus der Oberfläche oder in dem eine Einkaufsliste in eine Lieferantenbestellung gewandelt wird. In beiden Fällen werden zu bestellende Posten erfasst. Bei diesen kann ein Wunschtermin und falls bekannt auch - sofern bereits bekannt - ein avisierter Liefertermin hinterlegt werden.
Da erfahrungsgemäß die Lieferanten unterschiedliche Ansätze verfolgen, wie bei Ihnen bestellt werden kann, wird im eWarehouse der manuelle Ansatz verfolgt. Aus der Liste der Lieferantenbestellungen oder über die Details einer Lieferantenbestellung kann ein Dokument im PDF-Format erzeugt werden, welches alle gewünschten Posten mit entsprechend gesetzten Terminen und Nettopreisen ausgibt. Speichern Sie dieses Dokument ab und hängen Sie es bspw. an eine persönliche E-Mail an den Lieferanten.
Haben Sie von Ihrem Lieferanten eine Bestätigung oder andere Nettopreise erhalten, können Sie die Lieferantenbestellung jederzeit bearbeiten. Verschiedene Status helfen Ihnen bei Ihrem Prozess. Haben Sie bspw. eine konkrete Zusage erhalten, speichern Sie ggf. die erhaltene Bestellnummer, die avisierten Lieferzeiten, etc. in der Lieferantenbestellung ab und setzen den Status z.B. auf Bestätigt.
Wenn ein Wareneingang eintrifft und die Artikel aufgenommen wurden können diese dann der offenen Lieferantenbestellung zugewiesen werden. Entsprechende Mengen der einzelnen Artikel werden dann als geliefert markiert. Sind alle Posten der Lieferantenbestellung geliefert wurden, können Sie den Status bspw. auf Abgeschlossen ändern.
Wenn viele Lieferantenbestellungen getätigt werden, kann es vorkommen, dass einige Lieferanten zu spät liefern oder ggf. Lieferungen vergessen werden. Um einen besseren Überblick über entsprechende Lieferantenbestellung zu bekommen, wird im Backend auch eine Rückstandliste integriert.
Hierbei werden alle Lieferantenbestellungen aufgelistet, bei denen die Lieferzeit bei mindestens einem Posten mit avisierter Lieferzeit überschritten wurde. Diese Liste hilft dabei ausstehende Lieferungen zu erkennen und den Lieferanten entsprechend zu kontaktieren.