Arbeiten mit Listen

Hier wird beschrieben, wie Sie effizient die Funktionen & Möglichkeiten der Listen im Backend nutzen können.

Grundsätzliches

Die im Backend vorhanden Listen sind sehr umfangreich und sehr flexibel konfigurierbar. Darüber können Sie nicht nur einfach einen schnellen Blick auf Ihre segmentierte Daten werfen, sondern auch noch effizient mit Listen-Aktionen viele Datensätze in einem Arbeitsgang einfach verarbeiten!

Des Weiteren bieten Listen eine gute Ausgangsbasis für die Konfiguration von eigenen Dashboard-Listen, -Diagrammen und anderen Widgets (s.u.).

Die wesentlichen Bereiche einer Liste sehen Sie in der nachfolgenden Darstellung:

Spalten ein- und ausblenden

Im Einstellungen-Menü der Liste finden Sie den Punkt: "Spalten ein/ausblenden".

In dem sich folgend öffnenden Pop-Up haben Sie die Möglichkeit die bereits dargestellten Spalten auszublenden bzw. neue Spalten hinzuzunehmen.

Um die Daten-Anzeige in der Liste bestmöglich zu beschleunigen, lassen Sie sich nur die Spalten anzeigen, die Sie auch wirklich benötigen!

Spalten-Reihenfolge

Die Reihenfolge der angezeigten Spalten kann ganz einfach per Drag-and-Drop direkt in der Liste geändert werden.

Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste auf den gewünschten Spaltenkopf mit Spalten-Namen und halten die linke Maustaste gedrückt. Daraufhin wird eine vertikale Linie angezeigt zwischen welchen Spalten diese Spalte verschoben würde. Lassen Sie die Maustaste los, sobald Sie die gewünschte Position ausgewählt haben.

Geänderte Spaltenreihenfolgen werden für den eingeloggten Benutzer gespeichert und sind im Normalfall - es gibt Ausnahme-Listen - beim nächsten Login wieder genau so vorhanden.
Die Spalten-Reihenfolge ändert sich für andere Benutzer dadurch nicht.

Spalten-Filter

Mit den Spalten-Filtern können Sie gezielt in einzelnen Spalten suchen bzw. nach Begriffen und Bereichen filtern.

Eingegebene Filter-Begriffe werden für den eingeloggten Benutzer gespeichert und sind im Normalfall - es gibt Ausnahme-Listen - beim nächsten Login wieder genau so vorhanden.
Durch eingegebene Filter-Begriffe ändern sich die Listen-Ansichten für andere Benutzer nicht.

Es können mehrere Filter gleichzeitig angewendet werden. Je nach Spalten-Typ, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten zu filtern:

Nummern-Spalten

In Nummern-Spalten kann nach Zahlen und Bereichen gefiltert werden.

Es können mehrere Filter-Ausdrücke durch Semikolon getrennt angewendet werden.

Beispiele:

Filter-Eingabe Beschreibung
10 Exakte Zahl
> 10 Größer als
>= 10 Größer gleich als
< 10 Kleiner als
<= 10 Kleiner gleich als
!= 10 ungleich
<> 10 ungleich
! 10 ungleich
0 - 100 Bereich, größer gleich 0 bis kleiner gleich 100
>=0 ; <=100 Bereich, größer gleich 0 bis kleiner gleich 100
(andere Schreibweise)

Text-Spalten

Mit einem Text-Filter kann nach einem oder mehreren (Teil-) Suchbegriffen gesucht bzw. gefiltert werden.

Über dem einzelnen Suchbegriff vorangestellte Operatoren kann das Suchverhalten geändert werden. Im Normfall sind die Text-Filter unabhängig von Groß- und Kleinschreibung (case-insensitve)! Die folgend dargestellten Suchbegriffe können miteinander kombiniert werden.

Beispiele

Filter-Eingabe Beschreibung
abc Teilbegriffs-Suche.
Sucht nach Teilbegriff abc. Liefert auch Treffer, wenn es im Wort oder am Wort-Ende vorkommt, wie bspw. bei " xxxabcxxx" und " yyyabc".
abc* Feldanfangs-Suche.
Sucht nach Inhalten, bei denen der Feld-Inhalt mit abc anfängt.
*abc Feldende-Suche.
Sucht nach Inhalten, bei denen der Feld-Inhalt mit abc aufhört.
abc xyz UND-Verknüpfung.
Ein Leerzeichen zwischen Suchbegriffen entspricht automatisch einer UND-Verknüpfung der Suchbegriffe. Sucht hier bspw. nach Inhalten, bei denen abc UND xyz an beliebiger Position im Feld vorkommen. Die Reihenfolge dabei ist egal. Es können auch mehr als zwei Suchbegriffe verwendet werden.
"abc xyz" Genauer Ausdruck (in doppelten Anführungszeichen).
Sucht nach Inhalten, bei denen genau die Zeichenkette " abc xyz" (inklusive Leerzeichen, aber ohne Anführungszeichen) vorkommt.
abc +xyz ODER-Verknüpfung.
Ein vorangestelltes Plus-Zeichen entspricht einer ODER-Verknüpfung. Sucht hier bspw. nach Inhalten, bei denen abc ODER xyz vorkommt.
-abc Negativ-Suche.
Sucht nach Inhalten bei denen abc nicht vorkommen darf.
!abc Negativ-Suche.
Sucht nach Inhalten bei denen abc nicht vorkommen darf.
|| ODER-Verknüpfung / Klammern-Ersatz.
Für komplexere Suchen, bei denen die Klammerung und anschließende ODER-Verknüfung von Suchbegriffen notwendig ist, kann dieser Operator, die doppelten-Pipe-Zeichen verwendet werden.

Beispiel: " abc -def || xyz 123 || klm"
abc -xyz Kombinationsbeispiel.
Sucht nach Inhalten, bei denen abc vorkommt aber nicht gleichzeitig xyz.

Sonder-Filter für Text-Spalten

Alternativ zu konkreten Inhalten kann in Texten auch nach bestimmten Textlängen gesucht werden.

Filter-Eingabe Beschreibung
$NULL Sucht nach nicht gefüllten Inhalten.
!$NULL Sucht nach gefüllten Inhalten.
$EMPTY Sucht nach nicht gefüllten oder nur mit einem Leerstring gefüllten Inhalten.
!$EMPTY Sucht nach mit mehr als nur einem Leerstring gefüllten Inhalten.
$LENGTH > 10 mehr als 10 Zeichen
Sucht nach Inhalten, die eine gegebene Zeichenzahl überschreiten. Alternativ zu > können auch die anderen bei Filterung in Nummern-Spalten beschriebenen Operatoren verwendet werden
$LENGTH 10-100 zwischen 10-100 Zeichen
$WORDS > 10 mehr als 10 Wörter
Sucht nach Inhalten, die eine vorgegebene Wortzahl überschreiten. Als Wort gilt dabei jede durch ein Leerzeichen getrennte Zeichenkette. Die anderen Operatoren (siehe Filtern in Nummern-Spalten) können ebenso verwendet werden
$WORDS 10-100 zwischen 10-100 Wörtern

Datum-Spalten

In Datum-Spalten kann komfortabel nach Zeiträumen gefiltert werden. Die möglichen Eingabe-Schemata und Beispiele sind im folgenden gegeben:

Filter-Eingabe Beschreibung
YYYY-MM-DD Absolutes Datum.
Sucht nach Inhalten von diesem Tag zwischen 00:00 und 23:59:59  Uhr.
Beispiel: " 2012-12-24".
DD.MM.YYYY Absolutes Datum (Deutsche Schreibweise).
Sucht nach Inhalten von diesem Tag zwischen 00:00 und 23:59:59  Uhr.
Beispiel: " 24.12.2012" oder " 1.1.2012".
MM.YYYY Absoluter Monat.
Sucht nach Inhalten innerhalb des angegebenen Monats (Schaltjahre werden berücksichtigt), also vom 1. des Monats, 00:00 Uhr bis inklusive dem letzten Tag des Monats, 23:59:59 Uhr.
Beispiel: " 12.2012".
YYYY Absolutes Jahr.
Sucht nach Inhalten innerhalb des angegebenen Jahres, also vom 1.  Januar, 00:00 Uhr bis inklusive 31. Dezember, 23:59:59 Uhr.
Beispiel: " 2012".
englische Textform Relativer Zeitraum.
Sucht nach Inhalten innerhalb des in englischer Textform angegebenen Zeitraums ausgehend vom aktuellen Datum.
Beispiel: " last year", " this month".
- englische Textform Relatives Datum.
Ausgehend vom aktuellen Datum wird um die angegebene Zeit zurückgerechnet. Sofern die relative Angabe keine Uhrzeit beinhaltet (" - 1hour"), wird der errechnete Tag komplett verwendet. Beispiel: " - 2 months", " -4 weeks".
> YYYY-MM-DD  [hh:mm:ss] Zeitraum "nach" (auch deutsche Datumsschreibweise und relative Angaben).
Sucht nach Inhalten ab dem Folgetag, 00:00 Uhr, des angegebenen Datums.
Optional kann eine Uhrzeit angegeben werden, dann wird aber der Folge-Sekunde gesucht. Nicht angegebene Sekunden oder Minuten werden mit " 00" angenommen. Bei relativen Angaben wird ab dem Ende des darin beschriebenen Zeitraums gesucht.
Beispiel: " > 2012-12-24", " > 2012-12-24 18:00", " > -4 weeks", " > last hour".
>= YYYY-MM-DD  [hh:mm:ss] Zeitraum "nach, inklusive" (auch deutsche Datumsschreibweise und relative Angaben).
Prinzipiell wie bei " >", nur eben inklusive des Angegebenen Zeitpunktes. Bei relativen Angaben wird ab dem Anfang des darin beschriebenen Zeitraums gesucht.
< YYYY-MM-DD  [hh:mm:ss] Zeitraum "vor" (auch deutsche Datumsschreibweise und relative Angaben)
Sucht nach Inhalten bis zu dem angegebenen Datum, 00:00 Uhr.
Optional kann eine Uhrzeit angegeben werden, dann wird bis zu dieser Sekunde gesucht. Nicht angegebene Sekunden oder Minuten werden mit " 00" angenommen. Bei relativen Angaben wird vor dem Start des darin beschriebenen Zeitraums gesucht.
Beispiel: " < 2012-12-24", " < 2012-12-24 18:00", " < last week".
<= YYYY-MM-DD  [hh:mm:ss] Zeitraum "vor, inklusive".
Prinzipiell, wie bei " <", nur eben inklusive des Angegebenen Zeitpunktes. Bei relativen Angaben wird bis zum Ende des darin beschriebenen Zeitraums gesucht.
YYYY-MM-DD  [hh:mm:ss] - YYYY-MM-DD  [hh:mm:ss]

Freier Zeitraum (auch deutsche Datumsschreibweise und relative Angaben).

Sucht nach Inhalten zwischen dem angegebenen Start- und Endzeitpunkt. Wird keine Start-Uhrzeit angegeben, so wird 00:00:00 Uhr angenommen. Wird keine End-Uhrzeit angegeben, so wird 23:59:59 Uhr angenommen.
Beispiel: " 1.1.2012 - 31.3.2012", " 15.6.2012 12:00 - 16.6.2012 8:00", " -8weeks - -4weeks".

Spalten-Sortierung

Die gesamte Liste kann einfach nach einer beliebigen Spalte auf- oder absteigend sortiert werden. Klicken Sie dazu einfach den enstprechenden Spalten-Namen im Spalten-Kopf. Durch erneutes Klicken ändern Sie die Sortierrichtung.

Bei einigen Spalten kann das Sortieren aus Datenbanktechnischen Gründen eventuell nicht möglich nicht sein!

Suchen in Listen (Spalten-übergreifend)

Über das zentrale Suchfeld in der Liste können Sie komfortabel in mehreren Spalten gleichzeitig suchen. Dies ist manchmal einfach schneller bei der Eingabe, als explizit die Spalten-Filter zu benutzen.

Es wird dann eine Text-Suche (s.o. "Spalten-Filter-Text") ausgeführt und die verschiedenen Spalten dabei wie ein großes zusammenhängendes Text-Feld betrachtet. Es bestehen hier die Such- bzw. Filter-Möglichkeiten, wie oben bei den Text-Spalten-Filtern beschrieben.

In welchen Spalten gesucht wird ist bei jeder Liste unterschiedlich und kann durch den Benutzer nicht verändert werden. Dabei ist egal, ob diese Spalten gerade ein- oder ausgeblendet sind.

Listen-Aktionen

Diese können normalerweise auf einzelne, per Checkbox markierte Zeilen oder aber auf alle in der Liste enthaltenen Inhalte angewendet werden. Im Fußbereich der Liste ist die Schaltfläche "Aktion auswählen" zu finden. Ob die Aktion auf alle oder nur die markierten Datensätze angewendet wird, hängt von der Einstellung der Optionsfelder ab, die vor der Schaltfläche "Aktion auswählen" zu finden sind.

Welche Listen-Aktionen Ihnen zur Verfügung stehen, hängt von der eigentlichen Liste ab , der installierten Plugins und Ihrer konfigurierten Benutzer-Rechte.
Einzig das "Exportieren" ist fast auf Listen verfügbar und in der Anwendung gleich.

Exportieren

Sie können die Datensätze als CSV-Datei, für bspw. MS Excel oder OpenOffice Calc, zur Weiterverarbeitung exportieren. Auch ein Export als XML-Datei ist möglich.

In dem sich folgend öffnenden Pop-Up-Fenster können Sie einstellen, welche Spalten Sie genau exportieren möchten. Vorausgewählt sind die Spalten, die im Browser auch gerade angezeigt werden.

Pro exportierter Spalte können Sie optional "exportieren als" aktivieren und einen eigenen abweichenden Spalten-Namen vergeben, der dann in Export-Datei verwendet wird.

Der abweichende Spaltenname ist vorbelegt mit dem technischen Datenbank-Spaltennamen und somit sprachenunabhängig. Diesen zu verwenden, kann sinnvoll sein, wenn der Export an anderer Stelle technisch weiterverarbeitet bzw. importiert werden soll.

Angezeigte Datensätze

Sie können einstellen, wie viele Inhalte (Zeilen, Datensätze) pro Seite angezeigt werden sollen.

Geänderte Einstellungen werden für den eingeloggten Benutzer gespeichert und sind im Normalfall - es gibt Ausnahme-Listen - beim nächsten Login wieder genau so verwendet.
Durch Änderungen hier ändern sich die Listen-Ansichten für andere Benutzer nicht.

Listen-Konfigurationen speichern (Filter-Sets)

Die aktuellen Einstellungen einer Liste, genauer gesagt, die ...

  • angezeigten Spalten,
  • Spalten-Reihenfolge,
  • gesetzten Spalten-Filter
  • Sortierung

können gespeichert werden, um später mit einem Klick komfortabel wieder hergestellt, also geladen werden zu können.

Dadurch, dass viele Listen sehr viele zusätzliche Spalten enthalten und mit den Spalten-Filtern sehr komfortable Möglichkeiten bestehen auf segmentierte Daten zuzugreifen, ist dies eine hervorragende Möglichkeit schnell und einfach individualisierte Listen-Ansichten bereit zu stellen.
Des weiteren können die gespeicherten Einstellungen optional für andere Benutzer freigeschaltet werden, so dass sie ebenfalls mit einem Klick die Einstellungen verwenden können.

Listen-Konfiguration speichern

Im Einstellungen-Menü der Liste, können Sie unter "Listen-Konfiguration speichern...", die aktuellen Einstellungen speichern.

Geben Sie zunächst einen Namen für diese Einstellungen an. Dieser Name erscheint später im "Listen-Konfiguration laden..." - Menü auf.

Des weiteren können Sie angegeben, ob Sie diese gespeicherte Einstellung anderen Benutzern zugänglich machen wollen oder nicht.
Denken Sie dabei daran, dass es möglich ist, dass andere Benutzer eventuell nicht freigeschaltet sind für gewisse Spalten! Diese fehlen dann in der Liste bei den nicht für diese Ansicht freigeschalteten Benutzern.

Listen-Konfiguration laden

Im Einstellungen-Menü der Liste, können Sie unter "Listen-Konfiguration laden..." zuvor gespeicherte Einstellungen laden, d.h. die Listen-Anzeige entsprechend wieder herstellen.

Auf einigen größeren Listen können Sie auch über die Dropdown-Box im obersten Bereich der Liste zuvor gespeicherte Konfigurationen direkt aktivieren.

Dashboard Funktionen

Es besteht die Möglichkeit, die Daten der angezeigten Liste mit den eventuelle Konfigurationen von Spalten-Reihenfolge und -Filtern auf dem Applikations-Dashboard darzustellen.

Genauer gesagt, besteht die Möglichkeit die Daten dieser Liste als "Daten-Quelle" einem Dashboard zur Verfügung zu stellen. Wie diese Daten auf dem Dashboard dargestellt werden, ob wieder als kleine Liste, als Diagramm oder als zusammengefasste Summenzahlen ist dann Einstellungssache des verwendeten Dashboard-Widgets - und kann auch im Nachhinein noch verändert werden.

Auf Dashboard anzeigen

Im Einstellungen-Menü der Liste, können Sie unter "Auf Dashboard anzeigen..." ein Pop-Up öffnen und mit einigen weiteren Angaben diese Liste bzw. die Daten auf einem Dashboard anzeigen lassen.

Geben Sie hier die ersten Einstellungen an mit denen die Daten zunächst auf welchem Dashboard angezeigt werden sollen. Sie können alle diese Konfigurationen im Nachhinein in dem dann erstellten Dashboard-Widget noch einmal ändern.

Alle weiteren Details zu den Dashboards können Sie erfahren unter: Arbeiten mit Dashboards.